Sicherheit sowie klare und transparente Strukturen bei Prozessen sind wichtige Bestandteile im alltäglichen Workflow, der durch die Datenschutzgrundverordnung DSGVO vor neue Anforderungen und Herausforderungen gestellt worden ist. Herausforderungen meinen an dieser Stelle Unsicherheiten im Umgang mit dem Datenschutz und Risiken durch mögliche hohe Bußgelder bei Verstößen. Es ist daher wichtig, sich mit diesen Herausforderungen zu befassen und Lösungen zu finden, wie man das Sicherheitsgefühl von Mitarbeitern und Kunden im Umgang mit der DSGVO und vor allem in Bezug auf den Workflow, die Produkte sowie Prozesse verbessern kann. Das Datenschutzsiegel und das Besuchererfassungsprogramm vistrax der CONZE Informatik GmbH zeigen an dieser Stelle, wie es möglich ist, mit diesen Unsicherheiten umzugehen sowie Sicherheit zu schaffen.

vistrax – der Name setzt sich aus den beiden englischen Begriffen „visitor“ und „tracking“ zusammen. „Die Produktidee ist aus einer Kundenanforderung in einem Individualprojekt entstanden. Es sollte eine Übergangslösung zur Besucherverwaltung entwickelt werden, die von einer großen Zutrittsanlage abgelöst werden sollte. Besagter Kunde nutzt nun, in 2019 bereits die 25. Version von vistrax und ist rundum zufrieden. Die Produkteinführung war im Jahre 2008 und hat sich sowohl aus technischer, als auch aus Prozess-Sicht enorm weiterentwickelt“, erläutert Michael Schaffstein, CONZE.

Die Digitalisierung wird dabei natürlich nicht außer Acht gelassen: „Je weniger manuelle Schritte und papierhafte Verwaltung, desto größer die Nutzerakzeptanz und effektiver das Besuchermanagement. Wir wollen mit vistrax weg von den klassischen Tabellen oder Besucherbüchern, in die sich Externe eintragen und einen Mehrwert durch einen definierten Workflow schaffen. Händische und papierhafte Prozesse sind oft träge und schwierig zu gestalten. Mitten im digitalen Wandel müssen Unternehmen aber ständig auf Veränderungen und komplexere Anforderungen reagieren. Man bleibt sozusagen durch Innovation auf lange Sicht wettbewerbsfähig. Wir bieten unseren Nutzern mit vistrax nicht nur die Möglichkeit die geliebte „Besucherliste“ effizienter zu gestalten, sondern können von jedem Platz im Unternehmen vorab Besucher registrieren, die Akzeptanz von z.B. Sicherheitsrichtlinien komplett digital per elektronischer Unterschrift einholen, Leihgegenstände protokollieren und zuordnen sowie im Brandfall eine Übersicht der z.Zt. anwesenden Betriebsfremden liefern“. Dabei wird die Sicherheit großgeschrieben: „Sicherheit ist für uns ein entscheidender Faktor – immer mit dem Ziel, ein Eingreifen betriebsfremder Personen zu vermeiden. Das Know-How soll schließlich gewahrt bleiben und Eigentum vor physischen Bedrohungen geschützt werden“, so Michael Schaffstein weiter.

Das dokuworks Datenschutzsiegel setzt an dieser Stelle an und prüft sowie zertifiziert die Sicherheit von Produkten, wie die Besuchererfassung bei vistrax. „Wir prüfen bei dokuworks individuell auf das Spektrum, was ein Unternehmen tut, welche Anforderungen sich zu diesen Aufgaben und diesen Produkten aus der DSGVO ergeben und wenn das übereinstimmt, und auch nachhaltig im Unternehmen gelebt wird, dann verleihen wir das Siegel. Nachhaltig bedeutet in diesem Kontext, dass es Prozesse geben muss, die gewährleisten, dass die DSGVO eingehalten wird“, sagt Markus Weber, dokuworks. Daraus ergeben sich weitere Vorteile: „Zum einen, weil dem Kunden damit bewiesen werden kann, dass die Daten ordnungsgemäß verarbeitet werden. – Damit wird auch ein Sicherheitsgefühl signalisiert und, dass Datenschutz wichtig ist. Zum anderen erfolgt eine Abhebung von Marktbegleitern. Und auch für die eigenen Mitarbeiter ergeben sich Vorteile, weil sie natürlich auch einfach den Rückhalt haben, dass das, was sie tun, auch rechtskonform ist.“

vistrax erkennt diese Anforderungen und kommt diesen nach: „Wir sind gezwungen, personenbezogene Daten zu speichern, schützen diese aber im höchsten Maß. Die Pflichtfelder sind auf ein Minimum reduziert und die Übertragung der Daten zwischen Client und Datenbank erfolgt stets verschlüsselt. Nach Ablauf des Grundes der Datenhaltung können diese zu jedem Zeitpunkt gelöscht oder pseudonymisiert werden. Im Mitbewerbervergleich sind wir derzeit das einzige Unternehmen, welches nicht nur DSGVO-Konformität bescheinigt, sondern Kunden ein nach den Richtlinien der europäischen Datenschutzgrundverordnung zertifiziertes System zur Besucherverwaltung anbietet“, unterstreicht Michael Schaffstein.

Wir sind froh, dass wir vistrax in diesem Kontext das Datenschutzsiegel verleihen durften. Denn: „Uns bei dokuworks – und als externer Datenschutzbeauftragter – ist es wichtig, die Ungenauigkeiten und die Unsicherheiten in Bezug auf die DSGVO anzugehen und ein Sicherheitsgefühl bei Unternehmen sowie Kunden im Umgang mit dem Datenschutz zu unterstützen“, so Markus Weber abschließend.

Bild und Infos: dokuworks